プライバシーポリシー

株式会社EverG（以下「当社」）は、「在留期限管理帳」（以下「本サービス」）における個人情報の取扱いについて、次のとおり定めます。

1. 取得する情報

• 利用者（事務所の代表・メンバー）の情報: メールアドレス、事務所名・代表者名・住所・電話・メールアドレス、立場、許可の更新・養成講習の期限を出す設定の場合は許可の有効期間満了日と養成講習の修了日、お支払いに関する情報（決済代行事業者が取り扱い、当社はカード番号を保持しません）
• 利用者が登録する情報（登録データ）: 監理団体・受け入れ企業（名称、ふりがな、担当者、住所、電話、メール、実習実施者・育成就労実施者の届出受理番号、責任者講習の修了日、監査・訪問指導の前回実施日、連絡文の宛先、メモ）、実習生（氏名、国籍、生年月日、性別、在留カード番号、在留資格、在留期限、入国日、雇用開始日、号と開始日・修了予定日、次の予定、職種、技能検定の合否、健康診断の日、修了日と修了後の行き先、メモ）、申請期限の対応状況と必要書類の揃い、転籍の履歴（転籍日、転籍先での雇用開始日、理由）。在留カード番号は個人識別符号に当たります。
• 読み取りのためにアップロードされる写真: 在留カードの写し（読み取り結果の確定・破棄のあと、または保存から24時間以上経過したのちに削除します）
• 利用状況の情報: アクセス日時、接続元IPアドレス、ブラウザの種類、操作の記録、エラー情報など。操作の記録（ログイン、登録・変更、在留カード番号の全桁表示、ダウンロード、印刷、取込画像の閲覧など）には、不正利用の調査のため、接続元IPアドレスとブラウザの種類を保存します。

2. 利用目的

• 本サービスの提供、本人確認、ログイン用メールの送信
• 利用料金の請求、無料期間の終了・データの削除のご案内
• 不具合の調査、不正利用の調査、セキュリティの確保、サービスの改善
• 本サービスに関する重要なお知らせの送付

登録データは、利用者が自身の業務のために利用するものであり、当社は本サービスの提供および保守に必要な範囲でのみ取り扱います（個人情報保護法上の「委託」に当たります）。当社が登録データを広告や第三者への提供に用いることはありません。障害の調査など、当社の担当者が登録データを閲覧する必要がある場合も、必要な範囲に限ります。

3. 生成AIの利用と外国にある事業者への委託

在留カードの読み取り、連絡文の下書き、ヘルプでの質問応答の機能では、当該機能の実行に必要な範囲の情報を、外国（米国）にある生成AIサービス（Anthropic, PBC）に送信して処理します。送るのは、読み取りでは在留カードの画像と、照合のための登録済みの氏名・在留カード番号の下4桁（最大300件）、連絡文の下書きでは実習生の氏名・手続き名・期限・足りない書類名です。在留カード番号のテキストと、企業・監理団体の連絡先は送信しません。

この送信は、当社が同社に処理を委託するものです。当社は、同社が個人情報の保護に関する法律に基づき個人データの取扱いについて講ずべき措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要な体制（基準適合体制）を整備していることを、同社との契約（利用目的の制限、AIの学習への不使用、保持期間、安全管理措置、再委託の制限を定めるもの）により確認したうえで委託し、その実施状況を年1回確認します。送信した情報は、同社のポリシーに従い、AIの学習には使用されず、不正利用の監視のため最長30日間保持された後に削除されます。

実習生ご本人など、登録データの本人から求めがあった場合は、委託先の所在する国の名称、その国における個人情報の保護に関する制度、委託先が講ずる措置の内容を、当該情報を登録した事務所を通じて提供します。

4. 第三者への提供・委託

当社は、次の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。

• 本サービスの提供に必要な範囲で、サーバー・データベース（Cloudflare, Inc.）、メール送信（Resend, Inc.）、決済（Stripe, Inc.）、生成AI（Anthropic, PBC）、エラー監視（Functional Software, Inc.、Sentry）の各事業者に委託する場合
• 法令に基づく場合

これらの事業者のサーバーは日本国外（主に米国）に所在することがあります。外国にある事業者への委託に当たっては、第3項と同じく、当該事業者が基準適合体制を整備していることを契約等により確認したうえで委託し、その実施状況を年1回確認します。

5. 安全管理

当社は、通信の暗号化、アクセス制御（事務所ごとのデータの分離、メンバー招待による限定、取込画像はログインした本人の事務所のものだけを配信）、在留カード番号の画面での伏せ字表示、操作記録（接続元IPアドレス・ブラウザの種類を含む）の保持、ログイン用メールと招待の送信回数の制限など、個人情報の漏えい・滅失・毀損を防ぐための措置を講じます。

6. 保存期間と削除

• 利用者はいつでも本サービス上の操作で登録データをダウンロードし、また退会によりアカウントおよび登録データを削除できます。退会すると、登録データ・操作の記録・取込画像を直ちに削除し、有料プランの契約を解約して決済代行事業者に登録された顧客情報も削除します。他の事務所に所属していないメンバーのアカウントと、そのメンバーのログインの記録も削除します。退会の事実の記録（事務所名・日時）は、利用者や接続元の情報を付けずに残します。決済代行事業者が法令に基づき保存する取引の記録は、この限りではありません。
• 読み取りのためにアップロードされた写真は、確定・破棄のあと、または保存から24時間以上経過したのちに削除します。読み取り結果の元データは30日後に削除します。
• 解約から90日を経過したアカウントの登録データは削除します。
• 無料期間の終了またはお支払いの停止により閲覧のみとなった状態が90日続いた場合、登録データを削除します。削除の7日前にオーナーのメールアドレスへお知らせします。
• 操作の記録は、アカウントの削除とともに削除します。ログイン用メールの送信要求の記録（接続元IPアドレスのみ。送信回数の制限に使います）は、2日で削除します。
• バックアップに含まれるデータは、バックアップの保持期間（30日以内）の経過後に消去されます。

7. 開示・訂正・利用停止

利用者は、本サービス上の操作により自身の登録データを確認・訂正・削除できます。その他のご請求は、下記の窓口までご連絡ください。実習生ご本人・企業からのご請求（第3項の委託先に関する情報の提供を含む）は、当該情報を登録した事務所を通じて対応します。

8. Cookie等

本サービスは、ログイン状態の保持と、紹介URLから登録するときの紹介コードの記録（30日間）のためにCookieを使用します。広告目的のCookieは使用しません。

9. 改定

本ポリシーは、必要に応じて改定することがあります。重要な変更は本サービス上で告知します。

10. お問い合わせ窓口

株式会社EverG
メール: support@zairyukanri.com